Cómo Entrevistar a un Abastecedor

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Cómo Entrevistar a un Abastecedor
Una Guía Completa para Ayudarlo a Seleccionar un Abastecedor para su Boda o Evento Especial.

Aquí hay un Número de Grandes Tips y Algunas Preguntas de Muestra para Hacerle a su Probable Abastecedor. También está disponible “Hoja de Trabajo de Cómo Entrevistar al Abastecedor” para imprimir (Disponible en Versión Word y PDF)

Mucha gente descubre que su evento abastecido es el costo más grande de su boda o fiesta. El costo de su recepción de boda o fiesta incluye comida, bebida, staff de cocina, personal de servicio, alquileres, las decoraciones y el costo mismo del sitio de la recepción. Acerca del 50% de los costos de la boda de la pareja son de la recepción. Es muy importante saber cómo entrevistar y elegir a un abastecedor.

SITIO/DISPONIBILIDAD 
Cuando está seleccionando una facilidad tal como la vinería, hotel, country club, parque, resort, hall de recepción o restaurant usted necesita saber si el sitio incluye abastecedor. Algunos sitios de recepción/facilidades tienen su propio abastecedor interno y no permiten abastecedores externos para que provean la comida en su sitio. El sitio de su elección debe combinar con la formalidad de su evento, el tema de su boda/evento, el tipo de comida que usted quiera que provean y su presupuesto. Usted puede querer reservar un sitio donde tenga la libertad de elegir su propio abastecedor.

¿La recepción de su boda/evento es en un espacio cerrado o al aire libre?
Esto es importante para saber qué instalaciones están disponibles en su sitio. Algunas instalaciones no tienen fregaderos, cocinas, hornos o estufas para que los abastecedores trabajen. En te´rminos de tiempo y menú, el alimento puede necesitar ser mantenido caliente o frío.

¡Escoja una fecha! Una vez que haya averiguado si necesita contratar un abastecedor sin permiso, entonces necesita saber si están disponibles en el día de su evento o boda. El abastecedor que usted quiere puede estar ya reservado para un evento en el mismo día del suyo.

Usted debe tratar de reservar su abastecedor con al menos de 6-12 meses de adelantado a su evento.

PRESUPUESTO
¡Ahora usted necesita decidir si ellos pueden trabajar con su presupuesto!

 

  • ¿Cuál es su presupuesto para su evento abastecido? La mayoría de los abastecedores requieren de un depósito inicial para mantener la fecha de su evento.
  • ¿Hay un depósito requerido?
  • ¿Cuál es el depósito inicial y cuándo debe ser pagado?
  • ¿Están las instalaciones o planes de pago disponibles?
  • ¿Cuándo debe ser realizado el pago final para el abastecimiento?
  • ¿Hay un desembolso o un precio de servicio?
  • ¿Cuánto son los impuestos?
  • ¿Cuántas horas de servicio incluye el abastecedor en su costo total?
  • ¿Cuánto será extra si mi evento se pasa del tiempo?
  • ¿Qué es lo que el abastecedor incluye en el precio (ej., armado, limpieza, staff, comida, alquileres, etc.)?

 

EXPERIENCIA

  • ¿Hace cuánto tiempo que el abastecedor ha estado en actividad? Pregúnteles acerca de su experiencia, antecedentes y educación culinaria.
  • ¿Han abastecido bodas o su tipo de evento previamente?
  • ¿Han manejado la cantidad de invitados que usted ha invitado?
  • ¿Pueden manejar pequeños o grandes eventos?
  • ¿Cuál es el número de invitados del evento más grande que ellos han manejado?

LICENCIA/RESPONSABILIDAD/SALUD

  • ¿Tienen licencia?
  • ¿Están asegurados?
  • ¿Tienen permisos de salud?

ALCOHOL

  • ¿Tienen licencia de licor para vender alcohol? Si no, ¿están dispuestos a servir su alcohol?
  • ¿Su abastecedor provee camarero(s) para servir sus bebidas? ¿Cuánto extra es este servicio?
  • ¿Hay un honorario especial por servir mi propio vino?
  • ¿Está incluido el servicio de champagne para mi brindis de boda?
  • ¿Están las bebidas servidas en el bar, estilo buffet y el personal de servicio rellena las bebidas en las mesas?


Hielo; no olvide que usted puede necesitar hielo para el barrilete, bar, botellones de agua. Una buena regla de pulgar es “de una libra de hielo por invitado. Usted puede necesitar hielo extra en un clima realmente caliente.

ALQUILERES/EQUIPO

  • ¿Qué alquileres se necesitan para su evento?
  • ¿El equipo de alquiler es proveido a través de la compañía de abastecimiento o a través de una compañía de alquiler?

Hay muchos detalles a considerar tales como mesas y sillas, platos, servilletas, lienzos de mesa, cristalería, cubiertos de plata, piezas para servir, tiendas, etc. Algunas personas eligen usar platos o cubiertos de plástico y platos de papel para ahorrar dinero. 

Los costos de alquiler suben rápidamente si usted renta cubiertos de plata extra tales como tenedores de ensalada y postre, cuchillos de pan/manteca, cucharas de postre, junto con el armado básico de la mesa de tenedores, cuchillos y cucharas. 

Hay muchas categorías diferentes de vajilla de plata, artículos para la mesa, cristalería, etc. y diversos colores de lienzos de los cuales elegir. Usted necesita hacer algunas elecciones y averiguar las diferencias de precio para sus alquileres. 

Su abastecedor lo puede ayudar a darse cuenta de los items que usted necesita rentar. 

Pida ver muestras del equipamiento para asegurarse que es lo que quiere, que no es viejo, que no está saltado o en condiciones pobres. 

La mayoría de los abastecedores le cobran por alquilar el equipo. Algunos abastecedores incluyen el costo de alquileres junto con sus precios de comida por invitado.

CONTEO DE INVITADOS
Los precios usualmente están basados en el número de invitados que usted planea invitar a su boda o evento. El abastecedor necesitará un conteo de invitados o una idea aproximada de la cantidad de sus invitados.

  • ¿Cuándo necesita el abastecedor saber el conteo final de invitados? Cuando usted envía las invitaciones, tenga en cuenta que la mayoría de los abastecedores, quieren un conteo final de 1-2 semanas antes de su evento.
  • ¿El conteo de invitados incluye otros vendedores de la boda/fiesta, tales como el DJ, Banda, Consultor de la Boda y Fotógrafo?
  • ¿Hay una diferencia de precio para los niños y los profesionales de la boda?
  • ¿Hay algún lugar más para que coman los vendedores, fuera del sitio de sus invitados?

MENUES

  • ¿Ellos han fijado menúes o pueden personalizarlos de acuerdo al tema o estilo de su evento?
  • ¿Pueden proveer menúes especiales tales como cocina vegetariana, cocina kosher o son capaces de acomodar a los invitados con las alergias a los alimentos?

SERVICIOS

  • ¿Qué métodos quiere para que sean servidos sus alimentos/bebidas?
  • ¿Las entradas son pasadas alrededor de los invitados por el personal de servicio o son estacionarias (sobre una mesa)?
  • ¿En qué estilo quiere que sea servida su comida principal? Pida a su abastecedor los diferentes estilos de servicio que proveen. Especifique qué servicios están incluidos y qué detalles no manejan. Géneros a considerar son los estilos de Buffet, Sentado, Francés, Ruso y Familiar.
    Estilos de Servicio:

    1. Servicio Sentado Standard es cuando la comida es partida y repartida en la cocina y al invitado le es servido el plato de comida mientras está sentado en la mesa.
    2. Estilo Rusoes donde el servidor reparte la comida y sirve a cada invitado la porción de la entrada, starch y vegetal, servido con tenedor y cuchara.
    3. Estilo Francéses cuando la comida está servida al lado de la mesa. Las fuentes son presentadas a los invitados y ellos pasan y se sirven. Esto requiere más espacio y el servicio puede ser lento.
    4. Estilo Familiares cuando la comida está en tazones y fuentes en el medio de la mesa y los invitados se asisten a ellos mismos.
    5. Estilo Buffetes cuando la gente se para en una fila para la comida.
  • ¿Su abastecedor provee servidores o el buffet es de autoservicio?
  • ¿El abastecimiento incluye el servicio de la torta de bodas o usted tiene que contratar a alguien para que corte y sirva la torta?
  • Código de vestimenta para el personal de servicio. ¿Es formal o casual? El traje debe reflejar la formalidad/tema de su evento. El staff puede usar camisas de smoking con pajaritas y pantalones o faldas en blanco. El estilo mayordomo es cuando el personal de servicio usa guantes blancos. Si usted va a tener una fiesta temática hawaiana, pida a su abastecedor que tenga al personal de servicio usando camisas hawaianas.

RELACION
¿Cuál es la relación staff-invitados? Generalmente, debe haber al menos un servidor por cada 30 invitados para un buffet y un servidor por cada 20 invitados en una cena con asiento. Sin embargo, depende de cuan formal o complicado sea el evento. La relación puede ser reducida, dependiendo de estos factores. Una generosa cena para sentarse puede requerir de un servidor por cada 10-12 invitados. Discuta la relación staff-invitados con su abastecedor.